Autor: Sorin Ionescu, Managing Partner – Fivestar Hospitality
Contact: sorin.ionescu @ fivestar-hospitality.ro
Intr-unul din articolele precedente am parcurs impreuna cateva notiuni de baza intr-o disciplina ce tine de administrarea afacerii. Am definit ca o metoda de a imparti pe categorii costurile de operare este sa le impartim in costuri variabile si costuri fixe. Tot atunci am discutat despre metodele de a extrage partea fixa si variabila din costuirile mixte (puteti citi sau reciti articolele anterioare pe site-ul companiei Fivestar Hospitality).
![\](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAAAAACH5BAEKAAEALAAAAAABAAEAAAICTAEAOw== "\"){kind=small}
De data aceasta va propun sa privim lucrurile din punctul de vedere al unui proprietar de restaurant, un director general sau un F&B Manager care isi pune probleme precum urmatoarele:
1. Cati clienti trebuie sa servesc eu in medie intr-o luna pentru a putea sa imi acopar cheltuielie?
2. Pornind de la un anumit nivel al profitului pe care mi-l doresc sau care mi se impune, cati clienti ar trebui sa servesc in medie intr-o luna?
3. S-au marit brusc anumite costuri fixe, precum costul utilitatilor sau nivelul chiriei, ce impact in numarul de clienti pe care trebuie sa ii servesc are aceasta schimbare pentru a nu reduce profitabilitatea afacerii?
4. Se maresc preturile marfurilor alimentare, din nou care este impactul acestora in activitate, care sunt masurile pe care trebuie sa le iau?
Chiar daca citind aceste intrebari unii vor simtiti nevoia sa spuna, ei pai ce sa facem mai marim un pic preturile, sau vedem noi, cine are timp sa faca asemenea calcule, carciumaria merge si fara asa ceva, voi incerca sa arat intr-un mod simplificat ca este vorba de calcule aritmetice banale pe care 1. le puteti face chiar Dvs. sau 2. puteti ruga pe cineva sa le realizeze pentru Dvs.
Haideti sa incercam cateva calcule simple pentru activitatea de anul trecut a restaurantului fictiv Atlantic despre care stim ca a obtinut o cifra de afaceri de 900000 RON, a primit aproximativ 20000 de clienti intr-un an, a facut un profit brut inainte de impozitare de 150000 RON iar cheltuielile fixe insumate pe tot anul au atins valoarea de 180000 RON.
Cifrele ne ajuta sa calculam imediat cat a platit in medie un client pentru masa ce i-a fost servita in restaurant si anume 45 RON.
Daca profitul restaurantului a fost de 150000 RON, stiind cat au fost costurile fixe, inseamna ca diferenta pana la cifra de afaceri sunt costurile variabile ale acestui restaurant care se ridica la 570000 RON.
Si acum haideti sa raspundem la cateva intrebari interesante cu ajutorul instrumentelor oferite de analiza Cost-Volum-Profit:
a) Numarul de clienti absolut necesar pentru acoperirea tuturor cheltuielilor (acest punct se numeste in sistemul anglo-saxon Break Even Point):
Tineti aceasta formula la indemana fiindca daca introduceti valorile din exemplul nostru veti afla ca este nevoie de 10909 clienti pentru a acoperi toate costurile, si mergand mai departe cu calculele, asta ar insemna aprox. 900 de clienti pe luna, sau 30 de clienti pe zi. Deja aceasta cifra devine suficient de palpabila pentru a putea realiza gradul de dificultate al supravietuirii in locatia aleasa. Orice client suplimentar servit peste aceast numar prag incepe sa construiasca profitul restaurantului Atlantic.
b) Cati clienti in plus ar fi trebuit sa vina in restaurantul Atlantic, pentru ca profitul sa se fi ridicat la 200000 RON?
Am adaugat in formula profitul dorit, iar rezultatul devine 23030, adica 3030 clienti in plus pe an, sau in medie aproximativ 8-9 clienti pe zi. Cum aducem acesti clienti in plus in restaurantul Atlantic, ce campanii de promovare, ce schimbari trebuie sa facem, putem face ceva in aceasta directie? Vedeti de aici, de la aceste cifre seci se nasc in continuare o serie de probleme care tin de managementul restaurantului de conceptul restaurantului, de planificarea menu-ului, de constanta analiza a vanzarilor utilizand instrumente binecunoscute cum ar fi “Menu Engineering”, de masurile ce se iau in menu in urma fiecarei analize, de actiunile de promovare, etc.
c) Restaurantul Atlantic parcurge o perioada de negocieri cu proprietarul locatiei in privinta chiriei. Costurile fixe vor creste cu 20% daca operatorul restaurantului accepta aceasta crestere.
Marirea chiriei va aduce costuri fixe suplimentare de 36000 RON iar impactul acestei cresteri in numarul suplimentar de clienti se ridica la 2182.
d) Ce impact ar putea avea o suplimentare a fondului de salarii cu 27000 RON la restaurantul Atlantis, datorita evolutiei nefavorabile a cererii si ofertei pe piata muncii?
Calculand un cost variabil suplimentar pe fiecare client in parte de 1.8RON putem realiza calculul conform formulei de mai sus de unde rezulta ca este nevoie de 21782 clienti in total.
Acestea sunt numai cateva dintre intrebarile la care raspund instrumentele analizei Cost-Volum-Profit. Principiile dupa care se construiesc si se modifica aceste formule pentru a gasi raspunsurile necesare sunt suficiente si constituie baza rezolvarii problemelor de tintire a profitului nu numai in restaurant ci si in divizia de cazare sau alt centru de profit important pentru afacerea Dvs.
Chiar daca lucrul cu aceste formule nu este foarte complicat, sunt convins ca ati observat insa ca este nevoie de informatie financiara sanatoasa pentru a putea lucra cu cifre corecte. Pentru a ajunge aici, daca vorbim de un hotel, situatile financiare ale acestuia trebuie sa sufere o serie de operatiuni despre care am vorbit in articolele mai vechi. Trebuie realizata o separatie a veniturilor si cheltuielilor fiecarui centru de profit si o data reusita aceasta operatiune, in cazul concret al restaurantului in cele mai multe cazuri apare o problema suplimentara deoarece acesta obtine cifra de afaceri din mai multe tipuri de activitati decat vanzarea in sistem a la carte.
Daca in sectorul F&B se obtin venituri si din organizarea de evenimente, se serveste micul dejun, se organizeaza mese in sistem demi-pensiune sau pensiune completa etc, atunci este necesara o munca suplimentara de delimitare a acestor activitati. Printr-o implementare corecta a softului de restaurant, o mare parte a acestor activitati poate fi realizata insa in mod automat. Ramane in sarcina serviciului financiar sau a unui expert sa gaseasca cea mai buna cale spre reducerea complexitatii cazului pentru ca formule de tipul celor exemplificate sa poata fi aplicate.
Analiza Cost-Volum-Profit este unul dintre instrumentele de baza in administrarea oricarei afaceri in industria ospitalitatii. Adoptarea acestor metode de lucru reprezinta un pas urias inainte fata de sistemul de carciumarie raspandit pe scara larga in Romania.
Trecerea de la Carciumarie la F&B Management este un obiectiv care ar trebui sa se regaseasca in agenda oricarui proprietar sau manager general din industria ospitalitatii in anul de gratie 2007 cand Romania a intrat, incredibil dar adevarat, in Uniunea Europeana.
Va asteptam pe noul site al companiei de consultanta Fivestar Hospitality unde ne angajam sa gasiti permanent de acum inainte resurse profesionale si sprijin in obiectivele Dvs. Nu uitati sa urmariti de doua ori pe saptamana Romanian Hospitality Newsletter pentru ca noi credem cu tarie in efectul lui mobilizator la nivelul intregii industrii din Romania.
Sorin Ionescu
Managing Partner
sorin.ionescu @ fivestar-hospitality.ro
Source: Fivestar Hospitality